Автор: Мария ВОЛЬПИНА,
журнал «Клининг».
Журнал Cleaning №3, 2015 год

Сейчас часто повторяют кем-то сказанную фразу, что кризис – это время возможностей и проходить этот этап нужно на позитиве. Какой уж тут позитив: рубль слабеет, бизнес трещит по швам; обхохочешься – скажете вы. Возможно, это действительно невеселое время, но если попытаться выйти из режима «а завтра будет еще хуже», то согласитесь: это неплохое время для решений давно назревших в отрасли проблем, и самая серьезная из них – это контроль персонала. Российский менталитет так уж устроен, что сотрудники любой компании, следя за курсом валюты, в глубине души считают, что их зарплата должна расти пропорционально повышению курса евро или доллара. Вместо этого во время очередного витка кризиса кто-то лишается работы и на новом месте получает более скромную зарплату. Но это все не про нас. На клининговом рынке стоимость линейного персонала серьезно выросла, и о причинах этого мы не раз писали. Тем не менее проблема поиска линейного персонала, как и приписки мертвых душ, осталась, а необоснованные придирки со стороны заказчиков в условиях кризиса стали еще назойливее. Между тем эти проблемы решаемы с помощью ГЛОНАСС/GPS-мониторинга персонала и транспорта.

С чего начать?

Для начала пишется мобильное приложение, которое позволяет в течение рабочего времени контролировать многие бизнес-процессы. Система мониторинга состоит из аппаратной части и программного обеспечения.

Основу аппаратной части системы составляет навигационный терминал – небольшая коробочка невзрачного вида, которая оснащена ГЛОНАСС/GPS-модулем, встроенной памятью, аккумулятором, антеннами, а также различными микросхемами для большей функциональности, например для возможности подключения дополнительных датчиков. В настоящее время существует большое число различных моделей этих устройств, которые, кроме внешнего вида и качества исполнения, различаются техническими возможностям. Терминал определяет координаты объекта, а также собирает всю информацию с имеющихся датчиков и отправляет ее на сервер по каналам связи GPRS, после чего эта информация отображается в программе мониторинга в удобном для заказчика виде. Современные технологии позволяют не только наблюдать за процессом, но и получать отчеты, анализировать их и на основании этого анализа принимать взвешенные управленческие решения и убирать узкие места в компании.

Персональные трекеры работают по такому же принципу; основное требование, предъявляемое к ним, – это аккумулятор хорошей емкости и точность в определении местоположения. Если это контроль персонала, то программное обеспечение позволяет отслеживать его нахождение на определенной территории (геозоне), своевременное посещение определенного адреса, время нахождения на территории, своевременность прихода на рабочее место и т.д. Посредством формирования отчетов можно сделать «фото» рабочего дня, то есть детальный анализ по каждому сотруднику и объему выполненной работы по участкам. Если взять работу клининговой компании, то в соответствии с сервисным планом при помощи мобильного телефона можно четко проконтролировать точность и последовательность выполнения необходимых работ, время работы на каждом участке. По завершении работы на каждом участке сотрудник делает фото объекта и ставит галочку в мобильном приложении, этот отчет моментально уходит к менеджеру объекта; наоборот, отсутствие этого отчета в заданное время автоматически сигнализирует всем ответственным лицам и/или руководству о задержке выполнения работ. В случае форс-мажорных обстоятельств (например, окно должно быть помыто, но оно не открывается) отправляется фото проблемного места с кратким описанием проблемы. При подобных форс-мажорах появляется возможность отчитываться перед заказчиком и решать проблему в режиме онлайн.

Подобный подход уже давно доказал свою жизнеспособность в США и Европе.

Офисный «планктон»

Что касается контроля офисного персонала, то система предполагает множество вариантов мониторинга, начиная от контроля наличия сотрудника на рабочем месте через видеокамеру в мониторе, контроля за движением компьютерной мыши и заканчивая скрин-шотами с экрана, которые через определенные промежутки времени в виде отчетов отправляются руководителю.

Даже если сотрудник работает в удаленном доступе, в течение рабочего дня складывается полная картина, сколько реального времени он потратил на поставленную задачу, а сколько просидел в соцсетях, проиграл в игры, проговорил по мобильному телефону или в личных целях использовал Интернет.

Мобильные бригады

Если работа связана с передвижением на автомобиле, то установленное на нем оборудование дает возможность не только контролировать местонахождение сотрудника, но и планировать, а затем контролировать его прохождение по точкам и видеть время, затраченное на выполнение задания.

Также контроль персонала может осуществляться через используемое работниками оборудование при условии, что в нем есть источник питания. Нередко слышишь от заказчиков что-то вроде: «В соответствии с сервис-планом вы должны четыре раза в день мыть пол с использованием райдера, но мы видели вашу поломойку один раз». Отчеты показывают маршрут, время нахождения в пределах конкретной территории, количество ходок, фиксацию момента включения/выключения механизмов, работу на холостом ходу и идентификацию водителя.

Предположим, бригада выполняет дорогостоящие работы – кристаллизацию мрамора. Контроль можно осуществить как с помощью отчета о начале (окончании) работы, фото отчета с места работ, так и с помощью фиксации момента включения-выключения роторной машины. При работе роторной машины можно заносить параметры обрабатываемой плоскости (количество метров), стандартные расценки (руб.), время работы (часы) с погрешностью на технические паузы на эти виды работ. В отчете менеджеру объекта или заказчику будет указана сумма работ исходя из метража и потраченного в зависимости от сложности работ времени. Это позволяет минимизировать простои, в полном объеме получить деньги с заказчика и сделать бизнес гибким.

Аренда оборудования

Сегодня все популярней становится услуга аренды уборочной техники. На оборудовании с источником питания от сети можно установить чип, который будет сигнализировать о месте нахождения, количестве отработанных часов, случаях поломки техники и пр. Это наверняка отобьет желание у любителей гонок на райдерах и катания по лестничным проемам портить машину и серьезно сократит другие случаи вандализма.

Тяжелая техника

В клининговой отрасли тяжелая техника применяется при уборке мусора и снега. Мобильное приложение для контроля транспорта уже востребовано, например автоматизированная система управления «Объединенная диспетчерская служба» используется государственными органами при мониторинге исполнения госконтрактов на уборку мусора. Навигационный терминал ставится на машину и делает отметки автоматически, при этом система работает в трех режимах: «В ожидании», «Посещен», «Просрочен». Так, количество точек уборки мусора на территории города может варьироваться от 60 до 100. И при непосещении хотя бы одного объекта полный рабочий день водителю этой машины госзаказчиком не оплачивается. Современные системы позволяют контролировать этот процесс на всех этапах и в режиме реального времени сообщать о возможном отклонении от графика.

Также установка системы мониторинга позволяет контролировать «левые» рейсы с использованием машины в личных целях; при дополнительном оборудовании транспортного средства различными датчиками можно получать информацию о пробеге, контролировать расход топлива, заправки/сливы, блокировать средство передвижения удаленно и т.д. При работе специализированной техники можно контролировать, кроме ее местоположения и расхода топлива, также и работу навесного оборудования, нагрузку на ось, количество сделанных ходок в пределах маршрута, отчеты по посещению точек по маршруту. Если требуется контроль погрузочно-разгрузочных работ, все это можно видеть в программе в режиме онлайн и получать уведомления при отклонении от нормативов.

Использование системы позволяет полностью контролировать не только собственный автопарк, но и привлеченные машины субподрядчика.

Решение проблемы с заказчиком

Безусловно, использование подобной системы контроля серьезно поднимет ваш авторитет в глазах заказчика и даст дополнительно конкурентное преимущество. Кроме того, по словам Юлии Мазанько, директора компании «ПРОРЕСУРС», это позволит на 70% снизить риски неуплаты по контрактам. Особенно если предложенная вами форма отчетности также будет в режиме онлайн поступать и к заказчику.

Не рубить с плеча

Не секрет, что любое резкое закручивание гаек в плане дисциплины чревато моральными потерями с обеих сторон. По словам Юлии Мазанько, нередко разговор с потенциальными пользователями системы проходит туго.

Наши соотечественники привыкли, что «разбор полетов» в основном проходит на летучках, которые занимают немало времени, оплачиваемого собственником, и на практике является малоэффективным. При этом стоит учитывать, отмечает Юлия Мазанько, что при внедрении системы зарплата контролируемого повышается за счет усиления контроля, поскольку неизбежно приводит к увеличению производительности. Так как все мы знаем, что под лежачий камень вода не течет.

Стоимость системы и окупаемость

Стоимость написания мобильного приложения зависит от сложности технического задания, то есть от пожеланий заказчика, но не является заоблачной. По статистике, система при ее грамотном использовании окупает себя за 1,5–3 месяца. Экономический эффект складывается из прямого сокращения издержек: предотвращение краж, сокращение расходов на штатные единицы в связи с автоматизацией процесса. Это также снижение расходов на обслуживание автопарка тяжелой техники, сокращение амортизации и увеличение сроков использования техники благодаря оптимизации маршрутов, преcечение ее нецелевого использования, повышение дисциплины сотрудников, рост производительности труда за счет автоматизации процессов (документооборот, отчетность и пр.).

Резюме

Резюмируя вышесказанное, давайте еще раз отметим, что может видеть проверяющий:

1. Время прихода-ухода на работу/участок.
2. Количество сотрудников на определенном участке работы.
3. Количество времени, затраченного на выполнение конкретного вида работы конкретным сотрудником.
4. Режим выполнения работы (соблюдение графика уборки).
5. Уведомления о выполнении работы/готовности объекта к приемке работы руководством.
6. Уведомления о внештатных ситуациях на объекте (поломка инвентаря, невозможность выполнения работы по техническим причинам и пр.).
7. Использование рабочего времени сотрудником (система электронного доступа, видеонаблюдение в офисе, мониторинг работы компьютера, получение изображений с монитора).

По техническому заданию заказчика дорабатывается модуль или пишется приложение. Интерфейс может быть абсолютно любым, в зависимости от пожеланий пользователя. Для формирования отчетов достаточно выбрать показатели из списка параметров, отчеты оформляются в виде таблиц.

Опять же в зависимости от пожеланий можно настроить критические границы показателей, и отклонения от них будут иметь цветовой индикатор. Уведомления приходят в виде смс-оповещения в мобильном приложении и/или сообщений на электронную почту руководителя.

Данные не редактируются и передаются в режиме онлайн, что позволяет получать оперативную информацию и своевременно на нее реагировать; гибкие настройки дают возможность ограничения прав доступа к этой информации, что обеспечивает безопасность работы с данными.