Автор: Надежда ХРИСТОФОРОВА,
главный специалист АХО Управления делами АО «Группа компаний «Медси» (далее – МЕДСИ),
Журнал Cleaning №2, 2017 год

Начало 2017 года для 26 структурных подразделений МЕДСИ, находящихся в Москве и Московской области, ознаменовалось очередным пересмотром стоимости клининговых услуг и сменой подрядчиков. Чтобы сохранить свои позиции в бизнесе, не только операторы клининговых услуг оптимизируют свои расходы и штатный персонал, проводят анализ и расчеты реальных затрат на уборку. Нынешняя экономическая ситуация научила и заказчиков, и исполнителей клининговых услуг проявлять более гибкую политику по отношению друг к другу.

Для того чтобы это произошло, перед административно-хозяйственным отделом Управления делами МЕДСИ в 2016 году стояли задачи подготовить, организовать и провести процедуру по выбору поставщика/ов на оказание клининговых услуг на период 2017-2019 годов. Задачи и сроки их выполнения представлены в таблице 1.

Таблица 1.

Нет необходимости подробно останавливаться на первом пункте, так как проект типовой формы технического задания (ТЗ) на оказание клининговых услуг мы представляли в майском номере журнала Cleaning No 2 (43) 2016. Скажу лишь, что нами была разработана и введена в действие типовая форма ТЗ на оказание клининговых услуг, в которой унифицированы требования к его форме и содержанию, консолидирован перечень работ/услуг, проведено сегментирование внутренних помещений по типам, изложены основные требования к оказанию/выполнению той или иной услуги/работы. У структурных подразделений не возникало больших сложностей с последующей работой с данной формой. Вопросы возникали по поводу толкования понятий «комплексная уборка помещений (основная, поддерживающая)» и «комплексная уборка помещений (основная: не более 2 раз в месяц)». Мы намеренно просили разграничить эти понятия, так как понимаем, что на любом объекте есть помещения, использование и/или доступ которых/к которым ограничен/о по каким-либо причинам и нет нужды включать их в ежедневную уборку. Такие помещения можно и нужно выделять из основного объема помещений и убирать не более 1-2 раз в месяц. Поэтому мы обозначили периоды их уборки – с 10-го по 15-е и с 25-го по 30-е число месяца.

Данная типовая форма ТЗ позволила в последующем всем структурным подразделениям МЕДСИ выбрать необходимый им перечень работ/ услуг, исходя из потребности медицинского объекта. Типовая форма ТЗ была утверждена приказом, структурным подразделениям необходимо было в срок до 30 апреля 2016 года подготовить и предоставить актуальное ТЗ для дальнейшей организации и проведения закупочных процедур на оказание клининговых услуг на 2017–2019 годы.

Не скрою, что наша компания, как и любой заказчик, пытается сократить свои затраты, оптимизировать процессы и вывести непрофильные услуги из сферы своей деятельности, передав их на аутсорсинг. При этом некоторые услуги (погрузо-разгрузочные работы, спецработы по мрамору, линолеуму и паркету) мы выделяем в самостоятельные и в последующем участники ЗП оцифровывают их в своих КП. Так, на ряде медицинских объектов под комплексную уборку помещений были переданы дополнительные площади, в технические задания включены дополнительные работы, стоимость которых должна входить в цену за 1 кв. м комплексной уборки, например: полив горшечных растений, уход за бытовой техникой, работы в чрезвычайных обстоятельствах (выполняются при срабатывании различных инженерных систем, прорывах и других форс-мажорных обстоятельствах локального характера), направленные на устранение различных загрязнений на объекте заказчика.

Требования к участникам тендера

Участники закупочных процедур на момент подачи коммерческих предложений должны отвечать следующим требованиям/критериям квалификации:

• наличие опыта работы на российском рынке, соответствующего предмету закупочной процедуры, не менее 5 лет, опыт обслуживания медицинских объектов не менее 2 лет, опыт использования технологии подготовленных мопов не менее 1 года. Наличие опыта подтверждалось довольно большим пакетом документов:
  – копии актов оказанных клининговых услуг за период с 2013 по 2016 год на общую сумму не менее 10 млн рублей, заверенные надлежащим образом (желательно). Заказчик оставляет за собой право проверки представленных актов на предмет объема выполненных работ/оказанных услуг и запроса дополнительной информации об отсутствии претензий к качеству выполненных работ/оказанных услуг. В случае невозможности проверки и связи с контактными лицами по указанным участником телефонам по соответствующему акту Закупочный комитет МЕДСИ оставляет за собой право не учитывать соответствующий акт при оценке квалификации участника;
  – не менее пяти положительных рекомендаций с информацией о качестве предоставляемых услуг на период с 2013 по 2016 год;
  – не менее двух положительных отзывов от компаний медицинского профиля с информацией о качестве предоставляемых услуг;
  – информационное письмо (не более 2 страниц) на официальном бланке с подписью уполномоченного лица и печатью в произвольной форме о выполнении аналогичных по характеру и объему проектов с описанием объектов;
  – список референций (не более 10 компаний, из которых не менее двух – медицинского профиля) за 2013–2016 годы;
  – информационное письмо (не более 1 страницы) на официальном бланке с подписью уполномоченного лица и печатью в произвольной форме о наличии опыта использования технологии уборки подготовленными мопами, о прохождении персоналом компании обучения или готовности компании обучить свой персонал работе с данной технологией в случае победы в ЗП;
• наличие достаточного количества персонала необходимых категорий (желательно с опытом работы на медицинских объектах или наличием медицинского образования). Наличие у персонала участника гражданства РФ. Привлечение исполнителем к выполнению работ/оказанию услуг работников, не являющихся гражданами Российской Федерации, осуществляется при условии надлежащего оформления таких сотрудников в соответствии с действующим законодательством РФ и согласования с заказчиком;
• документы, подтверждающие соответствие требованию: письмо на официальном бланке с расчетом количества персонала для оказания клининговых услуг на каждом объекте в летний и зимний периоды по форме заказчика (см. п. «Численный состав персонала и график оказания услуг» в ТЗ) и подтверждением наличия заявленного участником количества персонала, с декларацией указанных обязательств;
• посещение/осмотр объекта/ов специалистами клининговых компаний – участниками закупочных процедур для объективной оценки стоимости заявленных в техническом задании услуг/работ;
• согласие с основными условиями типового договора.

Документ, подтверждающий соответствие двум выше названным требованиям, – письмо (не более 2 страниц) на официальном бланке с подписью уполномоченного лица и печатью с информацией о датах посещения/осмотра объекта/ов специалистами компании, с подтверждением согласия с условиями договора.

Объекты тендера

6 июля 2016 года в повестку заседания Закупочного комитета вынесен вопрос об утверждении проведения открытой закупочной процедуры на оказание клининговых услуг в период с 01.01.2017 по 31.12.2019 (3 года – 36 месяцев) для 28 структурных подразделений г. Москвы и Московской области. Крупные структурные подразделения компании выделены в самостоятельные лоты, маленькие объекты объединены в три лота по территориальному признаку. Тем самым исключена возможность попозиционной закупки, то есть участники закупочной процедуры не могут подавать коммерческие предложения на часть лотов.

Критерий выбора контрагента/исполнителя был определен «по минимальной стоимости лота среди участников, соответствующих ТЗ и критериям квалификации».

Не всё учли

Рассмотрение вопроса было перенесено в связи с необходимостью доработки документации. До повторного выхода на Закупочный комитет необходимо было сделать следующее:

1. Проработать ТЗ в части оптимизации площади помещений, подлежащих комплексной уборке, с учетом стесненности (то есть за минусом площадей, сданных в аренду, где уборка осуществляется силами самого арендатора; за минусом площадей под мебелью, оборудованием, инвентарем). (Уверена, что эта фраза вызовет много вопросов, возражений, комментариев у читателей, особенно представителей исполнителя, поскольку не раз мне приходилось сталкиваться с этой «жаркой» темой и вступать в дискуссию. Я понимаю, что вся мебель, оборудование, инвентарь также требуют ухода и уборки.) Сегментировать помещения по типам для определения частоты уборки.
2. Стандартизировать гигиеническую продукцию для медицинских кабинетов и туалетных комнат, ввести категории «эконом» и «эконом+», оптимизировать номенклатуру.
3. Проработать вопрос замены бумажных полотенец на сушилки для рук.

Данные поручения вызвали у меня легкое недоумение, но поручения руководства, как известно, не обсуждаются. Поэтому все свои эмоции я оставлю при себе и избавлю читателей от них. Скажу лишь, что изначально в проекте ТЗ мы исходили из потребности сегментировать помещения (таблица 2).

Таблица 2.

А поставка и снабжение гигиенической продукцией медицинских кабинетов и туалетных комнат исключены в последующем из ТЗ в целях оптимизации затрат и процесса закупок в целом.

В период с 01.02.2014 по 31.12.2016 поставка гигиенической продукции на объекты МЕДСИ осуществлялась клининговыми компаниями по ежемесячным заявкам от структурных подразделений в пределах предельной стоимости в месяц. Неоднократно на протяжении данного периода клининговые компании предлагали пересмотреть цену на гигиеническую продукцию в связи с повышением отгрузочных цен. Проверить достоверность повышения цен в рамках оказания услуг на объектах не представлялось возможным.

Данную потребность важно консолидировать и делать закупки на уровне управляющей компании. Стандартизирование гигиенических материалов, унификация номенклатурного перечня и прямые закупки были переданы Департаменту управления системой снабжения МЕДСИ. При условии прямых договоров с поставщиками МЕДСИ может значительно сократить затраты, получить максимально возможные скидки и фиксирование цен на длительный период, а также активно пользоваться диспенсерной политикой производителя в последующем.

Участники процесса

24 августа 2016 года после повторного рассмотрения закупочная процедура на оказание клининговых услуг была утверждена и одобрена. Информация о ее проведении размещалась на сайте medsi.ru 18 календарных дней. Начало сбора предложений – 15.09.2016, окончание – 03.10.2016, 16:00:00. К участию в данной закупочной процедуре мы приглашали путем рассылки уведомлений 28 клининговых компаний разного уровня, больших и маленьких, известных и не очень. Всем участникам предоставлялась одинаковая информация о проводимом конкурсе и давались равные возможности для формирования и подачи своих коммерческих предложений.

На 1-м этапе, который проводился в период с 15 сентября по 3 октября 2016 года, технико-коммерческие предложения (ТКП) предоставили 15 участников: ООО «Сити Менеджмент», ООО «ЭкоМенеджмент», ООО «Ореол чистоты», ООО «Универсал Клининг Сервис», ООО Группа компаний «ИНТАЛЭКС», ООО «Трансрегиональная аутсорсинговая компания» («КлинСтар»), ООО «Премьер-Сервис Экспресс», ООО «Клининговая компания «РАДНИК», ООО «Энитэль.Ко.», ООО «ЛЕДА Евроклин», ООО «АРНИ», ООО «ОМС-Центр», ООО «УК РБЕ Клининг», ООО «Альфа-Интернешнл», ООО «Эф Пять Сервис», среди которых в последующем «развернулась борьба».

ТКП не были получены от 13 компаний из списка участников, причем официальных отказов от участия они не присылали. Среди них ЗАО «Примекс», ООО «Кристанваль», ООО «Ронова-Столица», ООО «Орбита», ООО «СВ-Сервис». В последующем мы задавали компаниям вопрос о причинах, по которым они не приняли участия в данной ЗП. Можно выделить следующие:

• увеличение стоимости клининговых услуг на 15–20%;
• оптимизация затрат заказчика/ов на непрофильные для него виды деятельности, к которым относится и клининг;
• большой объем подготовительной работы при подаче ТКП за короткий срок, значительный список документов;
• длительный процесс проведения ЗП и подведения ее итогов.

14 участников/компаний соответствуют, 1 участник/компания не соответствует требованиям Регламента «О порядке изучения участника процедуры закупки товаров, работ, услуг и отбора контрагентов» в АО «Группа компаний «Медси», утвержденного приказом No 328 от 28.07.2016.

КП 14 участников/компаний соответствуют техническим заданиям, КП 1 участника/компании не соответствует ТЗ (на 6 из 13 лотов КП на 1-м этапе не подано). По итогам квалификации квалифицировано 7 участников/компаний, не квалифицированы 8.

На 2-м этапе в период с 10 по 13 октября 2016 года в адрес участников направлены запросы с просьбой предоставить максимально возможную скидку на лоты и предоставить расчет количества персонала для оказания услуг. Предоставили КП с учетом максимально возможной скидки 12 компаний.

27 октября проводились очные встречи с шестью компаниями, которые соответствовали критерию выбора контрагента по минимальной стоимости лота среди участников и по итогам квалификации были квалифицированы. На встрече компании делились своим опытом работы в медицинских учреждениях.

На 3-м этапе в период с 1 по 7 ноября в адрес шести участников направлены запросы с просьбой снизить по возможности стоимость КП за счет пересмотра коэффициентов 2-го и 3-го года (по отношению к ценам 1-го года) и предоставить расчет количества персонала для оказания услуг для принятия окончательного решения по выбору исполнителя.

Подведение итогов. Наш выбор

16 ноября 2016 года были подведены итоги ЗП и членами Закупочного комитета МЕДСИ одобрены выбор контрагентов и заключение Договоров с ними (таблица 3).

Таблица 3.

По результатам проведения закупочных мероприятий все участники получили официальное уведомление об итогах закупочной процедуры, а победители ЗП подтвердили свою готовность приступить к оказанию услуг на объектах в срок до 30 ноября 2016 года.

С 1 декабря начались подготовка проектов договоров и их согласование. У всех новых подрядчиков было более месяца на подготовку и проведение организационных мероприятий для выхода на объекты.

Итак, в период с 16.01.2017 по 15.01.2020 за оказание клининговых услуг в структурных подразделениях МЕДСИ в Москве и МО отвечают пять клининговых компаний.

ООО «Энитэль.Ко.» продолжит оказание услуг на прежнем объекте и обслуживает один новый объект (детская поликлиника на Благовещенке).

ООО «Премьер-Сервис Экспресс» возобновил свою работу на трех объектах, на которых ранее уже оказывал услуги, и примет на обслуживание один новый (КБ в Боткинском проезде).

ООО «Универсал Клининг Сервис» выполняет работы только на одном объекте, так как административное здание на Ленинском проспекте находится на реконструкции и в последующем там планируется открытие семейной клиники.

ООО «ЭкоМенеджмент» оказывает услуги в 13 клиниках первичного приема и в КБ в Отрадном.

ООО «Ореол чистоты» (Facilicom) выполняет работы на пяти объектах. Закончить статью мне бы хотелось словами благодарности, во-первых, в адрес всех ответственных лиц на объектах и руководителей структурных подразделений МЕДСИ в Москве и МО за дружную и активную работу при подготовке ТЗ и своевременную обратную связь по всем спорным вопросам; во-вторых, в адрес сотрудников Управления по организации закупочных процедур и членов ЗК за внимание к проведению закупочной процедуры; и в третьих, в адрес всех участников, направивших нам свои коммерческие предложения. Отдельное спасибо моему непосредственному руководителю Ольге Викторовне Полянцевой за доверие и поддержку в этом процессе.