Автор: Дмитрий ГОЛИКОВ,
генеральный директор компании «Абсолют-Софт».
Журнал Cleaning №2, 2009 год

У клининга появилась своя ERP-система, направленная на повышение эффективности бизнеса и снижение рисков. Она позволяет обеспечить заключение выгодного контракта, просчитать возможные риски, вести наблюдение за ходом исполнения контракта, отслеживать движение кадров, использование техники, материалов и химических средств, оперативно решать возникающие проблемы и осуществлять анализ деятельности всей компании для последующей оптимизации своего бизнеса в целом.

Новое решение

Проработав несколько лет в крупной клининговой компании, я убедился в том , что учет бизнес-процессов в данной отрасли не систематизирован, и отсюда вытекают проблемы расчета эффективности договоров, затоваренности склада, учета реально проработанного времени и другие как тактические, так и стратегические проблемы.

Все клининговые компании используют в своей работе только системы сбора и обработки данных, необходимых для сдачи государственной отчетности. В лучшем случае программисты сами разрабатывают ряд не стыкующихся между собой баз данных по учету работы склада и персонала. Расчет прибыльности договоров производится на базе составляемых каждый раз смет, принятие решений замедляется. Компании разрастаются, и управление бизнесом становится все сложнее. IT-рынок между тем не предлагал никаких реальных решений, и проблема назрела.

Новая система «Управление клининговой компанией», разработанная независимой московской IT-компанией «Абсолют-Софт», сводит все необходимые для функционирования клининговой компании базы данных воедино. Данная система представляет собой коробочный продукт, разработанный на популярной в нашей стране платформе 1С: Предприятие 8. Для массового тиражирования продукт является универсальным, но с обязательной настройкой под конкретное предприятие, которое само определяет свои потребности и особенности, специфику своего внутреннего учета. Можно сказать, что это своего рода конструктор, который можно привязать к любому типу объекта, т.е. интерфейс конструируется под любую компанию, исходя из особенностей пользователя.

С июня 2007 по сентябрь 2008 года в одной из крупных клининговых компаний была успешно проведена работа по адаптации и внедрению типового решения «Управление производственным предприятием 8». С октября 2008 года по март 2009-го система приводилась в «коробочный» вид, для того чтобы без длительных программных настроек работать в любой клининговой компании.

Как пользоваться программой

Исходные данные

Сначала формируется единая электронная база данных (БД) предприятия. Для этого по каждому объекту, который обслуживается компанией, создается учетная система на базе технического задания (ТЗ) заказчика, куда заносится весь объем сведений по объекту, как то: общая площадь, вид покрытий, тип уборки (сухая, влажная, полировка и проч.), периодичность работ, необходимая техника, химия, расходные материалы, виды и периодичность одноразовых работ (мытье стекол и т.п.), количество требуемых работников, их зарплата, сезонные работы (при годовом договоре), возможные риски, ответственные лица и др. Чем полнее исходные данные, тем точнее будет анализ ТЗ, а в последующем и контроль исполнения.

Заключение договора и составление сметы затрат

На основании введенных данных программа разрабатывает предварительную смету затрат по договору или тендеру, которая передается заказчику для последующего обсуждения. По мере согласования объемов работ в смету вносятся изменения, и в результате формируется окончательный вариант. Все предыдущие варианты сохраняются, что позволяет проанализировать динамику переговоров и получить их анализ в абсолютных и относительных величинах. При этом сводится к минимуму человеческий фактор, неизбежный при личностной оценке заказчика.

Клининговым компаниям не нужно объяснять, что такое договор на ежедневную комплексную уборку! Если речь идет об объекте в несколько тысяч квадратных метров типа крупного торгового центра (ТЦ), то необходимо прописать сотни позиций.

Подсчитаем расходы

В БД по каждому договору к уже внесенным данным ТЗ и смет добавляется информация о статьях затрат по каждому периоду, так как в ходе исполнения договора может действовать несколько различных смет. Даже в течение месяца сметы могут быть разными. В этом случае система сама создает конечную сумму затрат на месяц. Предусмотрена также разбивка затрат по их видам и варианты расчета нормы расходов.

Накопительная норма позволяет оперативно контролировать и маневрировать средствами. Так, если в какой-то период средства были недорасходованы, то их можно добрать в следующий период, и наоборот, но получить материалы и средства сверх установленного объема система не позволит, а если действует норма по периодам, то она ограничивает эти возможности заранее заданными сроками, например двумя месяцами или кварталом.

Амортизационная норма позволяет производить списание техники и материалов равномерно на весь период действия договора.

Разовая норма, например ежедневная, контролирует расход средств в заданный период, и система не позволит выйти за рамки этих затрат.

Информация по субконтрактам

Итак, мы заключили договор с управляющей компанией на обслуживание ТЦ, где может находиться до нескольких десятков арендаторов, которые занимают помещения от нескольких десятков до тысяч квадратных метров. Предлагаемая программа позволяет оперативно отслеживать выполнение работ по всем договорам и арендаторам. Это облегчает выставление счетов по каждому арендатору и позволяет предоставлять ему распечатку необходимых документов. Такая распечатка с общим перечнем документов передается ему под расписку в установленные сроки.

Контроль расходных материалов

Для исполнения договора менеджеры по графику или по мере необходимости составляют заявки на химические средства и материалы (ведра, мопы, сгоны и т.п.), общее количество которых уже было определено сметой. Система контролирует нормы использования всех видов материалов, и если такой нормы нет или она превышает установленную, то такая заявка не будет принята, так как она противоречит договору.

Формирование потребностей склада

Подчас на складе образуется много неликвидных позиций. По нашей старой традиции, когда возникает возможность закупить что-либо с большой скидкой, мы его затовариваем, и эта скидка нивелируется за счет средств, потраченных на аренду. Для эффективной работы склада была создана база потребностей в средствах и материалах для каждого объекта, на основании которой программа сама формирует заявку на закупки с учетом имеющихся на складе запасов. В ней учитываются и взаимозаменяемые позиции. Исходя из конкретной ситуации формируется стратегия заказов, которая доводится до поставщика.

Например, можно производить закупки сразу на весь срок действия договора или поэтапно, но как только стратегические данные введены в БД, поставщик уже не сможет привезти больше оговоренного количества товара: склад его не примет. С этой целью разработана система внутреннего штрихкодирования. Таким образом, привозимый поставщиком товар принимается по этим штрих-кодам, и при поставке большего количества или аналога, не прописанного в смете, товар не может быть акцептован. Таким образом, склад стал меньше, но мобильнее и функциональнее.

Специфика поставок

Есть продукция, которая всегда «под рукой», ее можно и нужно поставлять в нужные по графику сроки, но некоторые позиции, особенно импортные товары, могут поставляться в течение нескольких месяцев вперед. В этом случае приходится создавать запас по этой продукции, который может доходить до необходимого значения.

Система планирования и учета кадров

В БД заносится вся информация о приеме на работу нового сотрудника: какой работник, когда и на какой объект. При переходе работника на другой объект формируется приказ о его перемещении. Возможна работа одного сотрудника на нескольких объектах. В этом случае формируется не- сколько приказов о его приеме на каждый объект. Что это дает?

При заключении договора мы знаем, сколько и каких работников нужно для его исполнения, график работ, национальность. Одновременно мы имеем информацию о штате сотрудников. При начале исполнения договора мы передаем в отдел кадров заявку на данный объект и получаем информацию о наличии трудовых ресурсов. Если какой-то договор закрывается, то рабочая сила высвобождается, либо нужно набрать дополнительно какие-либо специальности. Всю эту информацию нам предоставляет программа, а также с ее помощью фиксируется фактически проработанное время, переработки, невыходы на работу, больничные и пр., а затем на базе этих сведений формируется зарплата по объекту. После внедрения программы выявились интересные факты: вдруг оказалось, что некоторые работники работали аж по 360 часов одновременно на разных объектах, что, естественно, отражалось на их зарплате! Теперь такие казусы исключены.

Если на ежедневной комплексной уборке обычно задействованы постоянные бригады рабочих, то для выполнения разовых работ создаются мобильные бригады. Для контроля их деятельности в базу вводится график их работ: сколько раз в месяц, какие виды работ и на каких объектах они выполняют, какова стоимость этих работ, а также устанавливаются контрольные точки, фиксирующие фактическое исполнение заданий.

В штате крупных клининговых компаний существуют и подменные бригады для замены заболевших или прогулявших работников. Зарплата в этих бригадах несколько выше. Если на каком-либо объекте часто прибегают к использованию подменных бригад, то себестоимость работ возрастает за счет увеличения фонда оплаты труда, и система сразу же об этом проинформирует. В этом случае руководству следует проанализировать причины: то ли отдел кадров не справляется со своими обязанностями, то ли менеджер на объекте не умеет организовать работу на месте.

Учет техники

На любом объекте при уборке используется уборочная техника. Отдельным блоком предусматривается учет ее использования, амортизации, обслуживания и перемещения с объекта на объект. Это необходимо для правильного отнесения затрат, а также для организации работы ремонтных бригад. Их затраты довольно сложно изначально в полном объеме отнести на конкретный объект, поэтому затраты на ремонт и обслуживание фиксируются по факту, а затем включаются в затратную часть. На выходе мы имеем сравнение неких плановых данных, заложенных в договор, и фактическое состояние дел.

Аналитический отчет

Но вот договор закрывается и ответственный за его исполнение представляет по нему отчет. После его обработки система выдаст полную картину, которая позволит проанализировать ход работ, прибыльность или убыточность и их причины, сравнит результаты с другими договорами, то есть составит аналитический отчет. Эти аналитические отчеты дают руководству возможность правильно организовать работу компании, планировать основные направления развития, избегать неоправданных рисков и исправлять ошибки.