Надежда Христофорова,

независимый эксперт

В то время как наши космические корабли бороздят просторы Вселенной…

Клининг как отрасль в последний год находится в центре пристального внимания. Повышенный интерес связан с активностью крупнейших клининговых компаний в стремлении привлечь внимание государственных органов к проблемам отрасли: ее обелению, объединению клининговых компаний в ассоциации, разработке Хартии. Пока сильные мира сего решают глобальные проблемы отрасли, чем заняты непосредственные участники процесса – заказчик и исполнитель? Как они реагируют на процессы, происходящие в клининговой отрасли? Как строится их взаимодействие? Есть ли диалог между ними?

В журнале Cleaning № 2–3 (47) 2017 мы довольно подробно рассказывали о процессах подготовки, организации и проведения процедур по выбору подрядчика/ов на оказание клининговых услуг в федеральной частной сети лечебно-профилактических учреждений на 3-летний период.

Как реагирует на ситуацию исполнитель?

С момента опубликования статьи произошли значительные события в отрасли, которые не могли не сказаться на деятельности тех клининговых компаний, которые по итогам закупочных процедур были определены исполнителями клининговых услуг на медицинских объектах, и привели к последующему досрочному расторжению действующих договоров с тремя из пяти компаний-победителей по инициативе исполнителя.

Одна из компаний уже в мае 2017 года попросила пересмотреть на крупном объекте стоимость договора в сторону увеличения, мотивируя это изменением графика предоставления услуги по комплексной уборке помещений и необходимостью дополнительного вывода персонала, повышением стоимости расходных материалов и моющих средств, увеличением количества используемого инвентаря и основных средств. Планируемое увеличение не было грамотно и наглядно обосновано исполнителем. Перечень профессионального уборочного оборудования, инвентаря и расходных материалов, применяемых исполнителем для выполнения / оказания работ / услуг согласовывался до подписания договора. Посещение / осмотр объекта/ов участниками закупочных процедур для объективной оценки стоимости заявленных в техническом задании услуг / работ – одно из требований.

Компания оказывала клининговые услуги на нескольких объектах (по итогам закупочной процедуры это 2 лота: 1-й лот – крупный объект, 2-й лот – маленькие объекты). В связи с переездом управляющей компании и структурных подразделений в новый офис договоры по маленьким объектам были расторгнуты по инициативе заказчика в июле 2017 года. В этом же месяце компания уведомила о расторжении договора по крупному объекту с 1 сентября 2017 года в одностороннем порядке согласно условиям договора, мотивируя тем, что экономический расчет на тендер осуществлялся единый на несколько объектов, что недостоверно, так как по условиям закупочной процедуры это были разные лоты и клининговая компания не могла знать наверняка, по каким лотам ее признают победителем.

Вторая компания в ноябре 2017 года после смены в ней руководства направила письмо об отказе исполнять договоры в одностороннем порядке по пяти объектам, уведомив заказчика согласно условиям договора за определенное количество дней.

Третья компания в декабре 2017 года поставила заказчика перед выбором: либо рассмотреть возможность увеличения стоимости услуг на 40% с 01.01.2018, либо в случае отказа рассматривать письмо как уведомление о расторжении договоров с 15.01.2018. При этом клининговая компания ссылается на обязательства, взятые на себя после вступления в НАФО, и надеется на перезаключение действующих договоров в соответствии с требованиями Этической хартии.

Как расценивать сложившуюся в течение последнего года ситуацию? Как просчет со стороны клининговых компаний при оценке заявленной при проведении закупочной процедуры стоимости и невозможность / нежелание оказывать услуги на объектах, на которых они были определены победителями? И в последующем как горячее желание начать работать «по-белому»?

Как реагирует на ситуацию заказчик?

В срочном порядке он вынужден проводить новые закупочные процедуры не на все лоты одновременно, а на отдельные 2–3 объекта, от которых подрядчики отказались. Кроме этого, заказчик проводит работу по внесению дополнений в техническое задание, корректирует количество персонала на объектах, включает в проект договора штрафные санкции за некачественное оказание услуг, отсутствие достаточного количества персонала и разрабатывает алгоритм / схему снижения стоимости, систему штрафов. Часто все начинается с простого: если будет выявлено ненадлежащее оказание услуг, подтвержденное актом, составленным по факту выявления каждого нарушения, то исполнитель обязан уплатить заказчику штраф в размере 0,5% от ежемесячной стоимости услуг договора за каждый факт такого ненадлежащего исполнения обязательств. В акте должны быть указаны сроки устранения выявленных нарушений (не более 3 рабочих дней), по истечении которых в случае их неустранения исполнитель будет обязан оплатить штраф в размере 1,5% от ежемесячной стоимости услуг договора.

До сих пор заказчик не особо глубоко погружался в проблемы отрасли. Долгое время он сокращал свои затраты, оптимизировал процессы и выводил непрофильные услуги из сферы своей деятельности, передав их на аутсорсинг. Ему самому было выгодно передать функцию уборки своих объектов исполнителю, оставив за собой контролирующую функцию. При этом у заказчика потребностей по факту больше, чем заявлено в техническом задании. Часто заказчик не готов / не хочет платить за уборку помещений во время проведения строительно-ремонтных работ на объекте, не считает нужным уведомлять о них исполнителя. Для заказчика является само собой разумеющимся, что персонал исполнителя делает это в рамках утвержденной в договоре стоимости. Часто объекты заказчика работают без выходных и круглосуточно, нет санитарных дней / часов для проведения генеральных уборок и исполнитель должен выполнить в течение месяца заявленный в договоре перечень услуг в полном объеме.

Любит заказчик вмешиваться и в кадровые вопросы и контролировать количество персонала на объекте. Нахождение на объекте персонала исполнителя в меньшем количестве, определенном сторонами в договоре, является фактом ненадлежащего оказания услуг, предоставляющим заказчику право на снижение стоимости оказанных услуг.

При проведении закупочных процедур важным критерием уровня квалификации клининговой компании является согласие с основными условиями приложенного договора, то есть участник закупочной процедуры предоставляет письмо на официальном бланке с подписью уполномоченного лица и печатью, с подтверждением согласия с условиями приложенного проекта договора.

Некоторые заказчики идут дальше и делают акцент на согласии на заключение договора без протокола разногласий и просят от участников подписанный договор по форме заказчика без ценовых предложений.

Не меняет заказчик и порядок оплаты оказанных услуг, для него по-прежнему постоплата в приоритете. Оплата оказанных клининговых услуг осуществляется заказчиком в течение 10–15 дней со дня получения счета исполнителя за отчетный месяц. При этом исполнитель обязан осуществлять выплату заработной платы персоналу, обслуживающему объект, в сроки и в порядке, установленные трудовыми договорами и в соответствии с нормами действующего законодательства РФ.

Расходные материалы и дополнительные услуги, оказанные исполнителем в соответствии с заявками заказчика, оплачиваются заказчиком в течение 30 дней с даты подписания акта сдачи-приемки выполненных работ.

По условиям договора каждая из сторон имеет право отказаться / частично отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке, уведомив об этом другую сторону в письменном виде уже не за 30, а за 90 дней до предполагаемой даты расторжения договора. Но заказчик имеет право расторгнуть договор в одностороннем порядке, уведомив исполнителя соответствующим письменным уведомлением за 3–10 календарных дней до предполагаемой даты расторжения договора.

За просрочку сроков оплаты работ заказчик по письменному требованию исполнителя с предоставлением расчета выплачивает исполнителю пени в размере 0,1% от суммы, оплата которой просрочена, за каждый календарный день просрочки, но не более 10% от несвоевременно оплаченной суммы платежа.

Долгосрочный договор уже больше не интересен заказчику. Тенденцией стало заключение заказчиком договора на срок не более 12 месяцев. Во многих случаях конкурсы (аукционы) проводятся в январе-феврале с условиями «с даты заключения контракта до 31 декабря текущего года». Однако опыт и практика организации предоставления клининговых услуг свидетельствуют о том, что наибольший эффект дает постепенный переход к контрактам жизненного цикла со сроком 3–5 лет, что позволяет исполнителю клининговых услуг оптимизировать свои издержки, добиваясь существенной экономии и для заказчика.

Обычно после проведения закупочных процедур заказчик неохотно пересматривает стоимость услуг в пользу увеличения, активно вводит в договоры штрафы или изобретает удобный для себя алгоритм снижения стоимости. Сейчас заказчику придется пересматривать свою позицию по данному вопросу: либо идти на увеличение стоимости договора, внося в него новые значительные штрафы, либо вновь создавать свою внутреннюю службу уборки.

Ниже мы приводим примеры штрафов, предусмотренных заказчиком – розничным оператором торговли детскими товарами, и алгоритм снижения стоимости заказчиком – частной сетью лечебно-профилактических учреждений – в договорах на оказание клининговых услуг.

Пример 1. Штрафы, предусмотренные заказчиком (розничным оператором торговли детскими товарами) в договоре на оказание клининговых услуг

Пример 2. Алгоритм снижения стоимости заказчиком (частной сетью лечебно-профилактических учреждений) в договоре на оказание клининговых услуг

Все недостатки / нарушения / факты несвоевременного или некачественного оказания услуг исполнителем, а также факты нахождения на объекте персонала исполнителя в меньшем количестве, чем предусмотрено условиями договора, являются ненадлежащим оказанием услуг по договору. Указанные факты ненадлежащего оказания услуг должны подтверждаться актами оказания услуг, составленными в порядке и по форме, утвержденной в договоре.

Акты ненадлежащего оказания услуг составляются и подписываются в следующем порядке: при обнаружении заказчиком ненадлежащего оказания услуг исполнителем заказчик в течение 1 дня с момента обнаружения ненадлежащего выполнения работ / оказания услуг в устной форме или по телефону приглашает представителя исполнителя, для составления и подписания акта ненадлежащего оказания услуг. Приглашение дублируется представителю исполнителя по электронной почте, указанной в договоре. Представитель исполнителя обязан незамедлительно явиться для подписания указанного выше акта, но в любом случае не позднее дня направления заказчиком соответствующего уведомления на электронную почту представителя исполнителя. Отказ представителя исполнителя от подписания акта ненадлежащего оказания услуг не допускается.

В случае неприбытия (неявки) представителя исполнителя для подписания акта ненадлежащего оказания услуг в указанный выше срок либо в случае немотивированного отказа представителя исполнителя от его подписания данные факты расцениваются как подтверждение исполнителем заявленных заказчиком нарушений условий договора. В таком случае акт ненадлежащего оказания услуг составляется и подписывается заказчиком в одностороннем порядке и является основанием для составления и подписания сторонами акта снижения стоимости оказанных услуг. Акт ненадлежащего оказания услуг, подписанный заказчиком в одностороннем порядке, направляется по электронной почте представителю исполнителя и приобретает с момента его подписания представителем заказчика полную юридическую силу.

В случае наличия у сторон мотивированных возражений при подписании акта ненадлежащего оказания услуг стороны создают рабочую комиссию из равного количества представителей заказчика и исполнителя, которая выясняет основания возникновения возражений и принимает решение по возникшей ситуации.

В случае если услуги были оказаны исполнителем ненадлежащим образом, в том числе с недостатками по качеству или срокам, заказчик вправе по своему выбору осуществить снижение стоимости оказанных услуг или взыскать с исполнителя неустойку в размере 1% от общей стоимости услуг, оказанных по договору в месяце, в котором выявлено ненадлежащее оказание услуг, за каждый день ненадлежащего исполнения обязательства исполнителем. Обе стороны подтверждают, что предусмотренный настоящим пунктом размер неустойки согласован ими, не считается и не будет считаться несоразмерным, несправедливым или завышенным.

Выявленные и отраженные в актах ненадлежащего оказания услуг недостатки, не устраненные исполнителем в указанные заказчиком сроки, являются основанием для составления заказчиком акта снижения стоимости оказанных услуг, на основании которого осуществляется снижение платы за оказанные услуги по договору в соответствующем отчетном месяце.

Расчет снижения платы за оказанные услуги

Пример расчета снижения размера платы, руб., за услуги, если выявленные и отраженные в акте ненадлежащего оказания площади не убирались или убирались неудовлетворительно и замечания по ним не были устранены в согласованные сроки

Пример расчета снижения размера платы за услуги по уборке помещений и прилегающей территории, гардеробному обслуживанию, погрузо-разгрузочным работам снижается по причине невыхода персонала и непредоставления замены

Как видим, во взаимоотношениях между заказчиком и исполнителем по-прежнему не все так гладко. На ситуацию в отрасли исполнитель реагирует повышением цены на свои услуги, на повышение цены договора заказчик реагирует введением штрафов.