Материал предоставлен Национальной ассоциацией фасилити-операторов (НАФО),
Журнал Cleaning №3, 2018 год

Правильно составленное Техническое задание является гарантией получения оптимального и прозрачного коммерческого предложения на стадии выбора будущего поставщика услуги. В калькуляции цены подрядчика должна быть учтена абсолютно вся информация как в части наполненности контракта, так и в части необходимых налоговых отчислений. Это позволит заказчику провести анализ предложения, по итогам которого он сможет быть уверен, что при выборе поставщика услуги проявлена должная осмотрительность и, соответственно, риски сведены к минимуму.

Важно! Все коммерческие предложения на основе Технического задания должны предоставляться без НДС и включать в себя все необходимые налоги и расходы поставщика услуги.

Таким образом, в настоящий момент проявление должной осмотрительности при выборе подрядчика для заказчика связано прежде всего с грамотным составлением Технического задания, проведением должного квалификационного отбора участников тендера и получением детализированного коммерческого предложения с калькуляцией, отражающей все затраты подрядчика на выполнение работ и включающей все необходимые налоги.

Только пошаговый анализ собранной информации позволит отсеять компании, целью которых является исключительно получение конкурентного преимущества за счет незаконной налоговой оптимизации, которую они намерены осуществить. Правильно проведенная тендерная процедура и анализ информации позволят радикально минимизировать риски, в том числе коррупционные, связанные с привлечением недобросовестных подрядчиков, и выбрать компанию, которая будет оказывать услуги в необходимом объеме и с требуемым качеством. В настоящий момент, в период существенных изменений на рынке клининговых и ФМ-услуг, других надежных вариантов сделать это просто НЕ СУЩЕСТВУЕТ.

Калькуляция

Одним из наиболее важных аспектов при подготовке тендера является получение от потенциальных подрядчиков калькуляции по единому образцу, которая позволит оценить всех поставщиков услуг в равных условиях и обосновать проявление должной осмотрительности при последующем выборе контрагента. Крайне желательно, чтобы единый образец калькуляции цены на услуги для всех участников тендера являлся частью тендерной документации. В такой ситуации участники тендера, предоставившие неполный расчет (например, просто цена «ИТОГО») или калькуляцию не по форме, вероятнее всего, пытаются ввести заказчика в заблуждение и получить конкурентное преимущество в цене за счет незаконной налоговой оптимизации либо просто не собираются оказывать сами или не понимают, как оказать услугу надлежащего качества. При получении от участника торгов расчета стоимости, оформленного не по утвержденному образцу, стоит добиваться предоставления корректной калькуляции либо исключать такую компанию из списка участников тендера ввиду невозможности последующего анализа и принятия решения в отношении этой компании с проявлением должной осмотрительности. Если заказчик проводит тендер на электронной площадке либо в иной форме (открытый конкурс, аукцион, вскрытие конвертов и т.п.), чрезвычайно важно запросить у победителя тендера калькуляцию, аналогичную предлагаемой форме с подробным описанием формирования стоимости (оборудование, персонал, налоги и т.д.).

Стандартизированный подход к расчету цены

Важность предоставления калькуляции в подробном рекомендованном виде заключается в стандартизированном подходе к расчету цены, на каждом этапе которого заказчик может объективно оценить наполненность услуги ресурсами и оборудованием, соответствие зарплат рынку, четкое понимание подрядчиком всех статей расходов компании для обеспечения качественного оказания услуг:

• Оборудование. Заказчик должен видеть, что все необходимое для выполнения работ оборудование включено в расчет, а стоимость и сроки амортизации оборудования рассчитаны корректно, что в итоге складывается в ежемесячную сумму амортизационных расходов.
• Персонал. Заказчику необходимо видеть количество задействованного персонала с расстановкой по должностям, сменам, а также общее количество персонала, привлекаемого для выполнения работ, с учетом сменности, что очень важно для последующей оценки проекта.
• Налоги на ФОТ. Заказчик должен убедиться, что начисление данных налогов происходит с рыночной заработной платы, удостовериться арифметически, что все необходимые по закону налоги и взносы с фонда оплаты труда учтены и включены в итоговую стоимость коммерческого предложения.
• Затраты. Заказчику необходимо понять структуру затрат подрядчика, чтобы убедиться, что все расходы (химия, расходные материалы, расходы на ремонт и т.д.), необходимые для качественного выполнения работ, учтены и входят в итоговую стоимость предложения.
• Административные расходы и прибыль. Заказчику нужно понять маржинальность цены подрядчика, сравнить ее с нормативными значениями для данной отрасли и в целом по рынку и в обязательном порядке учитывать, что без данных расходов существование благонадежной компании на рынке невозможно.
• Итоговая стоимость. Заказчик должен видеть итоговую стоимость предложения без НДС для максимально объективного сравнения по цене предложений, поступающих от подрядчиков, работающих на разных системах налогообложения (ОСНО, УСНО и т.д.). При наличии сомнений в отношении корректности предоставленной потенциальным подрядчиком калькуляции заказчик может обратиться к специалистам НАФО для получения заключения по обоснованности и правильности расчетов.

При просмотре и анализе калькуляций, предоставленных по рекомендуемой форме (см. таблицу) различными компаниями, участвующими в тендере, необходимо обратить внимание на типичные способы введения заказчика в заблуждение (манипулирование информацией). Целью таких манипуляций является фактическое сокрытие получения конкурентного преимущества в итоговой стоимости за счет применения незаконных схем налоговой оптимизации, которые подрядчик намерен использовать и маскировать тем или иным способом в единой форме калькуляции.

Калькуляция (без НДС).

Манипуляции в статьях «Оборудование» и «Инвентарь»

Амортизационные расходы:

• значительное увеличение сроков амортизации оборудования, фактически превышающих средний срок эксплуатации данной техники;
• отсутствие расходов на амортизацию техники и оборудования по причине использования на оцениваемом объекте старой (бывшей в употреблении) техники, амортизированной на других объектах подрядчика, либо в виде «бонуса»;
• указание нерыночных (значительно заниженных) закупочных цен на оборудование;
• отсутствие в перечне части техники и оборудования, которое предполагается (требуется по ТЗ) использовать на объекте, под предлогом предоставления данной техники в качестве «бонуса» заказчику и (или) аналогичных предложений.

Целью подобных манипуляций со статьей «Амортизация» является максимальное сокращение суммы амортизационных отчислений в калькуляции для последующей минимизации итоговой стоимости предложения. Фактически же эти затраты компания-подрядчик несет в полном объеме, и компенсировать подрядчик их будет за счет вызванной демпингом незаконной оптимизации налоговых отчислений.

Манипуляции в статье «Персонал»

• Количествоперсоналаотражено не полностью, либо представленная заказчику калькуляция не позволяет понять итоговое количество персонала. Не заполняются или отсутствуют графы: «В смену», «Продолжительность смены», «Итого с учетом сменности».
• В разделе «Зарплата, выдаваемая на руки» указывается заниженный размер заработной платы, не соответствующий реально выплачиваемой сотрудникам и рыночной ставке. Проверить информацию о рыночной зарплате на руки в зависимости от должности можно на сайтах подбора персонала, где всем соискателям озвучивается истинный размер заработной платы на руки. Также можно применить опрос действующего персонала на объекте либо обратиться за мониторингом в собственный отдел кадров.
• В расчетах игнорируются затраты на выплаты отпускных сотрудникам, что является прямым нарушением Трудового кодекса. При этом абсолютно понятно, что в момент нахождения сотрудников в оплачиваемом отпуске должна также предоставляться квалифицированная замена. Расходы на это в обязательном порядке должны быть учтены в калькуляции.
• В калькуляции некорректно производится подсчет итоговой численности персонала и начисления налогов на заработную плату. В результате необоснованно минимизируется стоимость расходов, связанных с оплатой труда (например, стоит просто сумма «ИТОГО с налогами», без детального расчета). Данная ситуация может свидетельствовать о планах подрядчика по применению схем уклонения от уплаты налогов.

Целью подобных манипуляций является получение конкурентного преимущества за счет снижения затрат, связанных с оплатой труда, и планируемой незаконной оптимизацией налоговых отчислений. Добиться этого можно как за счет непрозрачного расчета количества персонала, так и за счет указания меньшей суммы зарплаты, выдаваемой на руки сотруднику.

Манипуляции в статьях «Материально-технические ресурсы» и «Прочие расходы»

• Занижены затраты на используемые при выполнении работ материалы (химия, ГСМ и т.п.) за счет занижения норм расчета ГСМ, стоимости или количества материалов и работ.
• Указан недостаточный для выполнения работ с требуемым качеством состав затрат. Не учтены расходы на ремонт техники и оборудования, страхование от причинения ущерба в рамках оказания услуг и т.д.

Целью подобных манипуляций является снижение итоговой стоимости предложения за счет вышеуказанных затрат. При дальнейшем анализе предложения, как правило, становится ясно, что либо подрядчик вообще не понимает, как оказывать услугу, либо не собирается оказывать услугу в полном объеме и с требуемым качеством, либо средства на недостающие в калькуляции затраты будут получены за счет незаконной оптимизации налогов. Но в текущий момент он пытается скрыть за неполным составом затрат фактическое получение конкурентного преимущества в финальной цене благодаря «серым» оптимизационным схемам.

Манипуляции в статье «Административные расходы и прибыль»

В настоящий момент согласно данным анализа рынка в среднем административные расходы компаний, оказывающих клининговые и ФМ-услуги, составляют 15%, а прибыль – около 5%. Важно понимать, что данная сумма административных издержек позволяет поддерживать деятельность компании и предполагает возможность оказания услуги на требуемом заказчиком уровне. Отдел снабжения, отдел контроля качества, учебный центр, бухгалтерия, транспортный отдел, отдел по работе с заказчиками и т.д. являются необходимыми составляющими системной компании, затраты на которые находят отражение в административных издержках. Занижение (обнуление) в калькуляции показателей прибыли или административных издержек имеет своей целью занизить финальную стоимость проекта за счет получения конкурентного преимущества посредством последующей незаконной оптимизации налогов. Принимая во внимание, что деятельность компаний без прибыли либо работа в убыток является бессмысленной, подрядчик, заявивший, что он готов работать бесплатно либо в убыток, скрывает свои истинные намерения. И помните: бесплатный сыр всегда в обилии в мышеловке.

Цена без НДС и применение специальных режимов налогообложения. Возможные манипуляции

В связи с тем, что финальной ценой калькуляции является цена без НДС, необходимо провести дополнительный анализ систем налогообложения у подрядчика.

Если подрядчик применяет специальные налоговые режимы (работа без НДС) либо является индивидуальным предпринимателем, использующим УСНО или патент, то существует высокий риск того, что данным поставщиком услуг может использоваться незаконная схема дробления бизнеса, целью которой является уклонение от начисления и уплаты НДС и налога на прибыль, уклонение от отражения 100% выплачиваемой официально заработной платы и, соответственно, уклонение от уплаты взносов в фонды с фонда оплаты труда. Важный критерий оценки добросовестного налогоплательщика в этом случае – это анализ репутации подрядчика и опыта работы. Признаком применения таких схем может служить презентация компании, применяющей специальные налоговые режимы и одновременно позиционирующей себя в качестве серьезного игрока, готового предоставить более 100 человек персонала для обслуживания объекта или работающего на объектах, для обслуживания которых необходимое суммарное количество персонала составляет более 100 человек. Истинной целью такого подрядчика является получение конкурентного преимущества за счет незаконного применения УСНО. Подобных подрядчиков-«схемотехников» следует избегать, так как риск получения претензий со стороны контролирующих органов в этом случае очень велик.

Если подрядчик действительно (а не на словах) относится к малому бизнесу (не дробит бизнес) и соответствует требованиям, предъявляемым законом (оборот и численность), и предприятие заказчика само работает на УСНО или не является плательщиком/получателем НДС, то выбор добросовестного подрядчика на УСНО является оправданным с экономической точки зрения и абсолютно безопасен.

Если организация заказчика работает на общей системе налогообложения (плательщик НДС), то необходимо помнить, что при привлечении подрядчика, применяющего УСНО (без НДС), за такого подрядчика налог на добавленную стоимость заказчик оплачивает в бюджет самостоятельно. Таким образом, не имеет значения, какую систему налогообложения применяет подрядчик, важно, какая цена у него без НДС, а значит, сравнивать коммерческие предложения стоит без учета этого налога.

Какие риски несет заказчик при работе с недобросовестными подрядчиками

1. Возможные взыскания со стороны налоговых органов как к компании, не проявившей должной осмотрительности при выборе поставщика услуг, в сумме НДС, принятого к зачету и не уплаченного недобросовестным подрядчиком в бюджет, из средств, перечисленных заказчиком в качестве оплаты недобросовестному подрядчику.
2. Риск обвинения с последующим взысканием со стороны налоговых органов в получении необоснованной налоговой выгоды за совершение хозяйственных операций с контрагентами, не исполняющими свои налоговые обязанности.
3. Риски проведения камеральных и выездных проверок со стороны налоговых органов, касающихся непосредственно деятельности заказчика.
4. Вероятность выставления штрафов со стороны органов, контролирующих соблюдение миграционного законодательства, как компании, допустившей возможность работы на своих объектах не должным образом оформленных (или вообще не оформленных) иностранных работников.
5. Невозможность взыскания ущерба, убытков от порчи имущества, а также нанесения вреда третьим лицам сотрудниками недобросовестного подрядчика.
6. Возбуждение уголовного дела даже в отсутствие претензий со стороны налоговых органов и без проведения предварительной налоговой проверки при наличии, к примеру, заявления о преступлении, явки с повинной, сообщения о совершенном или готовящемся преступлении, полученного из иных источников.

Как отметил заместитель руководителя ФНС Даниил Егоров на Открытом форуме отрасли клининга: «Мы обращаемся к заказчикам не для того, чтобы сказать: заключайте контракты по самой высокой цене; пытайтесь найти совершенно очевидную модель демпинга за счет налогов. Учитывая, как плотно мы сегодня работаем на этом рынке, вы должны очень хорошо понимать, что вы несете риски. Вот что я хочу до вас донести».

Он рассказал о принципах работы инструментария по выявлению и доказыванию схем ухода от уплаты налогообложения, заострил внимание на необходимости пересмотра понятия должной осмотрительности для заказчиков. Если ранее осмотрительность означала всего лишь формальный сбор документов поставщика перед заключением договора, то в настоящее время необходимо анализировать фактические обстоятельства, связанные с организацией и функционированием бизнеса контрагентов.

Что делать с теми, кто демпингует?

Совет рынка фасилити-менеджмента (профессиональная уборка и техническая эксплуатация зданий) создан совсем недавно, но активно включился в работу.

Уже утверждена типовая методика расчета стоимости услуги с приложениями, поясняющими максимально возможные нормы производительности и минимально допустимые зарплаты сотрудников.

Также сформирован Комитет по этике Совета рынка профессиональной уборки (клининга) и технической эксплуатации. Основной задачей Комитета является рассмотрение различных споров, касающихся нарушений, совершенных членами ассоциаций. А именно:

• принципов единой Этической хартии;
• единых стандартов и утвержденных методик расчетов;
• нарушений, прямо или косвенно влияющих на деловую репутацию членов ассоциаций, входящих в Совет рынка.

Любой член ассоциации может обратиться за рассмотрением спорной или конфликтной ситуации. Для этого необходимо составить претензию по стандартной форме.

Комитет по этике рассматривает все ситуации, связанные:

• с вопросами налоговой оптимизации – на предмет оценки соответствия действий сторон спора принципам Хартии;
• с нарушением единых стандартов и/или методик расчетов Совета рынка;
• с этическими нарушениями, затрагивающими деловую репутацию членов ассоциаций, подписавших Соглашение о Совете рынка.

Для нарушителей предусмотрена система штрафов.

При этом, согласно Протоколу заседания Координационного комитета Совета рынка от 19 сентября 2018 г., в случаях, когда компания исключается из отраслевого объединения, входящего в Совет рынка, она не может быть принята в члены другого отраслевого объединения, входящего в Совет рынка.