Автор: Наталья ЕГМЕНОВА,
независимый эксперт.
Журнал Cleaning №5, 2014 год

Это мнение одной из участниц круглого стола, так видит проблемы в составлении договоров заказчик. В следующем материале этого журнала наш эксперт расскажет, в чем он согласен с автором материала, а что считает ошибочным.

Очень важным моментом еще на этапе выбора клининговой компании является техническое задание, качество подготовки которого может сильно повлиять как на результаты тендера, так и на процесс оформления и подписания договора. В техническом задании (ТЗ) должны быть описаны объект, перечень работ, сроки и время их исполнения, требования к стандартам качества и чистоты, а также другие моменты, важные для заказчика. Составление ТЗ – это уже начало составления договора. Впоследствии составленное ТЗ может стать неотъемлемой частью договора. Базовая структура договора выглядит следующим образом:

1. Преамбула.
2. Предмет договора.
3. Права и обязанности сторон.
4. Цены и порядок расчетов.
5. Ответственность сторон.
6. Срок действия договора/Изменение и расторжение договора.
7. Обстоятельства непреодолимой силы.
8. Прочие условия.
9. Реквизиты и подписи сторон.

Структуру договора определяет его предмет, поэтому количество разделов может быть гораздо больше и более детализировано.

Особого внимания при подписании договора на оказание клининговых услуг требуют разделы «Предмет договора» и «Ответственность сторон».

Раздел, который очень многие не считают важным и крайне редко его используют в обычных хозяйственных договорах, – это «Конфиденциальность».

В приложениях к договору отражают моменты, которые в силу каких-либо обстоятельств не могут быть изложены в самом теле договора.

Предмет договора

Этот раздел является существенным условием любого договора. Как правило, при заключении договора на оказание клининговых услуг предмет договора определяется как «Выполнение комплекса работ по уборке» либо как «Оказание услуги по комплексной уборке».

Сформулировав, какие услуги оказываются, далее следует отразить общую площадь помещений или территорий, которые подлежат обслуживанию клининговой компанией. Также, конечно, необходимо определить, где находятся указанные помещения и территории, по какому адресу. Но в договоре должна быть четко зафиксирована не только общая площадь обслуживания, но и перечень обслуживаемых помещений. Это делается крайне редко, но это очень важный момент. Обязательно понадобится приложение, где будет зафиксирован поэтажный план с обозначением границ обслуживаемых территорий. По сути, данная информация может быть скопирована из договора аренды.

Далее определяется перечень тех работ, которые должны быть выполнены клининговой компанией, их периодичность. Для максимального удобства и простоты понимания самое лучшее – избрать для изложения данных формат таблицы. Здесь необходимо наиболее четко и детализированно отразить, какие именно работы должна выполнять клининговая компания в рамках основной ежедневной уборки, комплексной уборки и генеральной уборки, а также уборки прилегающей территории.

Ремарка: существуют некоторые разночтения в определении видов уборки как таковой. Согласно Госстандарту РФ Р 51870–2002 по периодичности услуги подразделяют следующим образом:

• первоначальная комплексная уборка;
• ежедневная комплексная уборка и уход;
• еженедельная комплексная уборка и уход;
• генеральная уборка и уход.

Однако в части формулировок предлагаемых услуг клининговые компании не имеют единого формата определения уборки. Это могут быть варианты:

• комплексная уборка и генеральная уборка;
• ежедневная уборка, поддерживающая уборка и комплексная уборка (а комплекс работ, подходящих под понятие генеральной уборки может идти как отдельная услуга).

Встречаются и другие комбинации. В данном случае не стоит зацикливаться на определениях, главное – четко понимать, какие именно работы они в себя включают.

Перечень работ.

 

Разные по назначению помещения требуют разного формата, периодичности и объема обслуживания. В таблице с перечнем желательно определить группы помещений с одинаковым набором работ и периодичностью обслуживания: кабинеты, санузлы, коридоры, входные группы. И для каждой из групп сделать свой перечень. После того как четко определено, ЧТО клининговая компания будет делать, необходимо определить, КАК ЧАСТО она все это будет делать, то есть периодичность. Здесь есть несколько вариантов. Можно сделать таблицу, где будут соответствующие столбцы: ежедневно, еженедельно и т.д. (и нужный пункт отмечать) либо один столбец – периодичность, и напротив соответствующих работ писать, сколько раз в определенный период или как часто необходимо производить эти работы. Можно использовать любой вариант, наиболее комфортный для заказчика и исполнителя.

Очень важно сделать акцент на периодичности некоторых видов работ в привязке ко времени года. Понятно, что есть периоды, такие как осень, зима, начало весны, когда потребуется увеличение интенсивности уборки. Главное – определить зоны, где эта интенсивность увеличивается, и виды работ, которые необходимо проводить чаще.

Далее определяется, КОГДА перечисленные работы должны проводиться. Здесь также можно сделать дополнительный столбец и напротив каждого вида работ зафиксировать время их проведения. Либо, если это не очень большой разброс в сутках, то зафиксировать в теле договора или в приложении.

Существенным моментом является фиксация того, ЧЕМ и посредством ЧЕГО клининговая компания будет реализовывать поставленные задачи. Данный вопрос можно разделить на две группы: материалы и оборудование.

Особое внимание необходимо уделить вопросу расходных материалов, который может возникнуть при подписании договора: кто именно, в каком объеме, с какой периодичностью будет покупать расходные материалы. Здесь может быть три варианта:

1. все закупки полностью осуществляет клининговая компания;
2. все закупки осуществляет заказчик;
3. заказчик совместно с клининговой компанией осуществляют закупки, определив каждый свой перечень.

У каждого варианта есть свои нюансы.

В первом случае основным критичным моментом для заказчика может быть цена на материалы. Очень часто у клининговых компаний на некоторые расходные материалы она может быть завышена.

Во втором случае клининговая компания может использовать специальное оборудование для обслуживания офиса, заказчику придется закупать средства только в соответствии с ее требованиями. Это, как правило, специальные химические составы. В противном случае клининговая компания имеет все основания отказать в обслуживании с использованием спецоборудования, а это уже отражается на качестве услуги и в принципе на перечне работ.

Моющие средства.

 

Третий вариант имеет смысл для заказчика, если он действительно получает экономию при самостоятельной закупке. Но в данном случае очень важно четко определить, кто за что отвечает. Стоит довериться клининговой компании в части расходных материалов для оборудования и моющих средств для этого оборудования. Заказчик отвечает за «бумажную» составляющую. Это туалетная бумага, полотенца, салфетки и, возможно, мыло.

Конечно, представление о вариантах и марках используемых клининговой компанией моющих средств заказчик должен иметь еще до подписания договора: он должен четко понимать уровень их безопасности, экологичности и эффективности. В договоре можно выбрать несколько вариантов отражения используемых материалов: либо просто обозначить, что клининговая компания в рамках исполнения обязательств по договору использует моющие средства и расходные материалы определенных марок, либо оформить еще одно приложение, где также в табличной форме отразить марку моющего средства, его характеристики и назначение. Такой же формат отражения можно использовать для перечня инвентаря и оборудования.

Еще один очень важный момент – это вывоз мусора. Если задача клининговой компании состоит в том, чтобы собрать мусор из корзин и вынести в специально отведенное и оборудованное контейнерами место, здесь все достаточно просто. Однако если обязанность по вывозу мусора лежит на заказчике в силу условий договора аренды или потому, что компания является собственником помещений, то ситуация другая. Во-первых, решается вопрос, кто будет организовывать вывоз мусора и, следовательно, заключать контракт с полигонами. Если сам заказчик, то для клининговой компании действует та же схема, что изложена выше. Если же вывоз мусора осуществляет клининговая компания, помимо того, что это фиксируется в договоре, должна быть также отражена ссылка на договор, который заключен между клининговой компанией и полигоном. И в этом договоре должен быть отражен механизм, как мусор от заказчика попадет на полигон. То ли это будет машина, которая по указанному адресу будет забирать мусор в определенные дни, то ли это контейнер (каким объемом, куб. м, и какое количество в месяц), который будет установлен в отведенном месте. Кроме того, должна быть предоставлена копия лицензии на осуществление деятельности по сбору, использованию, обезвреживанию, размещению отходов соответствующего полигона. Поэтому, если функция по вывозу мусора возложена на клининговую компанию, последняя обязана предоставить копии всех документов, касающихся данного вопроса. Эти копии также можно сделать приложением к договору.

Пункты, касающиеся определения периодичности, времени, а также материалов и оборудования вместо раздела «Предмет договора» могут быть отражены в разделе «Права и обязанности».

Права и обязанности

В данном разделе содержатся базисные условия исполнения договора, переход рисков, распределение расходов, уведомления, доказательства исполнения сделки, то есть, по сути, фиксируется, что стороны обязаны делать, чтобы удовлетворить потребности другой стороны, и что стороны могут себе позволить в рамках исполнения договора.

Обязанности исполнителя. Понятно, что исполнитель обязан обеспечить качественное выполнение работ в объеме и в сроки, предусмотренные договором, и по факту выполнения этих работ предоставить акт выполненных работ. Необходимо четко зафиксировать периодичность предоставления данного акта, срок его предоставления и что данный акт должен предоставляться и, соответственно, подписываться сторонами по истечении отчетного периода.

Далее фиксируется уровень подготовки персонала. Исполнитель обязан обеспечить необходимый профессиональный уровень персонала, организовать обучение работе на уборочной технике (если это требуется), обеспечить его соответствие квалификационным требованиям и требованиям к электробезопасности при работе с электрооборудованием, а также, в случае необходимости, предоставить соответствующие подтверждающие документы.

Исполнитель обязан нести ответственность за соблюдение его персоналом правил техники безопасности, пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка на территории заказчика и проводить соответствующие инструктажи. В свою очередь, заказчик обязан предоставить данные правила.

Оборудование.

 

Очень важный момент – присутствие на объекте ответственного представителя с доверенностью от клининговой компании, фиксация в договоре его функций, прав и обязанностей, особенно в части приемки работ, а также что он имеет мобильную связь. Не лишним будет четко обозначить в договоре контактных лиц клининговой компании вне объекта на случай возникновения вопросов, которые невозможно решить с представителем на объекте, с указанием их должности и контактных телефонов. Список контактных лиц должен быть указан и со стороны заказчика.

Не менее важный момент – обеспечение сохранности имущества компании заказчика. Основной вопрос заключается в том, чем и как клининговая компания будет обеспечивать данное обязательство. Очень часто в договорах встречается такая общая фраза: «Исполнитель обязан бережно относиться к имуществу Заказчика при оказании услуг... и гарантирует полное возмещение ущерба, связанного с порчей имущества Заказчика и нанесенного во время оказания услуг по вине работников Исполнителя». Однако нет понимания механизма данного возмещения.

Некоторые клининговые компании готовы предоставить договор страхования гражданской ответственности. Еще на этапе тендера стоит уточнить возможность заключения договора страхования гражданской ответственности и сумму, на которую компания готова его заключить. В момент заключения договора на оказание клининговых услуг в договоре желательно закрепить не только сам факт страхования гражданской ответственности, но и то, что срок его действия должен покрывать срок действия договора на клининговые услуги.

Еще один вариант застраховать свою компанию от возможных потерь – депозит, который перечисляет клининговая компания на расчетный счет клиента.

Однозначно сказать, какой из вышеуказанных вариантов лучше, сложно. Здесь нужно учитывать много факторов: и размеры компании заказчика, и возможности самой клининговой компании, и масштабы оказываемых услуг. Также возможен смешанный вариант, когда часть имущественных обязательств клининговая компания страхует, часть обеспечивает депозитом.

В обязанности исполнителя также можно вменить незамедлительное уведомление о риске возникновения аварийной ситуации (где-то течет труба).

Далее – момент, который заказчик должен четко согласовать со службой безопасности (СБ) еще до заключения договора: что им потребуется от клининговой компании для того, чтобы сотрудники последней могли зайти на объект и спокойно работать. Эти пожелания нужно зафиксировать в договоре в виде обязательств. В любом случае, если сотрудникам СБ необходима информация по персоналу, включая профессиональные и биографические данные, или потребуется провести собеседование с сотрудниками клининговой компании, об этом следует договориться с контрагентом и зафиксировать это в договоре. В итоге исполнитель должен обеспечить объект заказчика сотрудниками, согласованными с ним. Также желательно зафиксировать обязанность замены персонала в случае объективной необходимости в ходе исполнения договора.

Имеет смысл отразить в договоре возможность передачи обязательств третьим лицам: допустимо ли это вообще и если допустимо, то на каких условиях (требуется ли согласие заказчика). Следует четко обозначить финансовые обязательства: кто и в каком формате будет оплачивать эти услуги. И конечно же, ответственность исполнителя за действия третьих лиц перед заказчиком.

Ну и напоследок в части обязательств исполнителя – экономия, то есть зафиксировать обязанность клининговой компании экономно использовать предоставляемые заказчиком электроэнергию, воду и другие ресурсы.

Обязанности заказчика. Помимо того что заказчик обязан за предоставленные услуги заплатить, у него еще есть ряд очень важных обязательств. Необходимо обратить особое внимание на процедуру и сроки подписания акта выполненных работ или предоставление мотивированного отказа от его подписания.

 

Заказчик должен быть готов к тому, что в договоре потребуется обязать его компанию предоставить возможность пользования водой, электроэнергией и иными ресурсами для оказания услуг клининга, а также организовать место складирования мусора. Кроме того, одним из важнейших обязательств заказчика является обеспечение подсобными помещениями как для хранения уборочного оборудования, инвентаря, моющих средств и расходных материалов, так и для персонала клининговой компании. Очень часто при устройстве офисного пространства этот момент упускается из виду и про помещения такого назначения либо вообще забывают, либо делают их такого размера, что в них невозможно хранение в должном объеме, и тем более нахождение там людей. Это должны быть раздельные помещения, так как люди и химические вещества не могут находиться в одном месте.

Обязав исполнителя нести ответственность за соблюдение его персоналом правил техники безопасности, пожарной безопасности и правил внутреннего распорядка на территории заказчика, последний обязан передать представителям клининговой компании все необходимые инструкции и правила.

И последнее, что хотелось бы отметить относительно обязанностей заказчика, это алгоритм доступа сотрудников клининговой компании на объект. Заказчик обязан обеспечить в установленное время вход-выход сотрудников клининговой компании, организовать беспрепятственный доступ во все помещения и на все территории, где должны проводится работы согласно договору, а также обеспечить беспрепятственный ввоз оборудования, инвентаря и материалов и вывоз оборудования в случае необходимости, соответственно определив алгоритм, как это будет осуществляться.

Изложенный перечень обязательств не является исчерпывающим.

Что касается прав, единственное, на что хотелось бы обратить внимание, это право заказчика в любое время проверять качество оказываемых услуг.

Цены и порядок расчетов

В договоре на оказание клининговых услуг, как правило, существует два формата отражения стоимости: либо это фиксированная сумма, сформированная четко определенным объемом услуг и стоимостью каждого вида работ, либо в договоре фиксируется, что сумма, подлежащая оплате, определяется протоколом согласования договорной цены. Может быть предусмотрен и смешанный вариант оплаты в случае, если часть услуг четко определена и зафиксирована, а часть может иметь эпизодический или несистематический характер, то есть эти работы могут рассматриваться как дополнительные услуги. Важно отразить процедуру оформления заявки на предоставление данных дополнительных услуг (сроки, форма документа).

Стоимость каждой услуги или уборки 1 кв. м, конечно же, должна быть зафиксирована в приложении. Это очень важный момент! Никаких ссылок на сайты компании, на прайсы, действующие на момент заключения договора, быть не должно! Понимание, как формируется стоимость оказываемых услуг, должно вытекать из договора.

Очень важно отразить в договоре, что стоимость расходных материалов и моющих средств, которые предоставляет исполнитель, входит в указанную сумму или в стоимость услуги. Понятно, что это не относится к туалетной бумаге, полотенцам, салфеткам, мылу, то есть к тем материалам, которые не используются непосредственно в уборке.

Следующие моменты важны не только для договоров клининга, а в принципе для всех договоров. Это сроки или даты расчетов и указание, что именно является фактом оплаты (списание с расчетного счета плательщика, зачисление на расчетный счет получателя, платежное поручение и т.п.), а также форма расчетов: наличный или безналичный. Очень важный момент – это отражение НДС. Очень часто про него забывают совсем. Если при расчетах НДС не считается, необходимо указать основание. Для потребителя очень важно не допустить повышения стоимости услуг. Здесь можно обозначить в договоре, что в течение определенного срока стоимость услуг не может быть увеличена. Если заключается договор с пролонгацией или вообще допускается индексация стоимости, желательно зафиксировать верхнюю планку возможного повышения.

Порядок сдачи-приемки работ

Как говорилось ранее, именно предмет договора определяет его структуру. Поэтому в договорах на оказание клининговых услуг часто встречается такой раздел, как «Порядок сдачи-приемки работ». Он может носить и другие названия, но смысл остается тот же. В принципе, пункты, которые отражаются в данном разделе, могут быть размещены и в других разделах (права и обязанности), поэтому наличие или отсутствие данного раздела зависит от клининговой компании и предложенной ею формы договора. В любом случае, наличие данного раздела дает возможность локально сформулировать процесс оценки и контроля качества предоставляемых услуг и формат фиксации результата этой оценки.

Здесь обязательно нужно отразить, что в случае обнаружения некачественного предоставления услуг данный факт должен быть зафиксирован в письменной форме и обязательно совместно с уполномоченным представителем клининговой компании. Неплохо было бы определить форму данного документа и сделать его бланк частью договора, то есть приложением.

Имеет смысл настоять на определенном и вполне материальном факте компенсации фиксированных нарушений условий договора в части оказания услуг, либо принять за основу балльную систему, либо учитывать количество оформленных документов с фиксацией некачественного оказания услуг, либо рассмотреть еще какие-либо критерии и привязать все это к финансовой составляющей в виде конкретных штрафов в процентном соотношении к общей сумме вознаграждения.

 

Ответственность сторон

Здесь хотелось бы обратить внимание только на один аспект. Это возможные штрафы от контролирующих органов (несоблюдение требований по уборке прилегающей территории, состояние зданий, вред экологии) и травмы людей в результате некачественно оказанных клининговой компанией услуг. То есть в данном разделе необходимо зафиксировать, что все вышеуказанные издержки заказчика, возникшие по вине исполнителя, будут компенсированы последним.

Конфиденциальность

В принципе вопрос конфиденциальности можно зафиксировать в разделе «Права и обязанности». Важно отразить, что в процессе оказания услуг исполнитель гарантирует строгое соблюдение всеми сотрудниками, имеющими непосредственное отношение к исполнению обязательств по договору, принципа конфиденциальности, нераспространение любой информации, касающейся заказчика и его сотрудников, а также что стороны обязуются соблюдать принцип конфиденциальности и после прекращения действия договора.

Моменты, на которые имеет смысл также обратить внимание при заключении договора на оказание клининговых услуг:

1. Дефектная ведомость. Документ, который должен быть обязательно оформлен на момент заключения договора и подписан обеими сторонами. В нем отражаются все повреждения и дефекты на момент вхождения клининговой компании на объект заказчика. По усмотрению сторон ведомость может остаться отдельным документом, а может стать неотъемлемой частью договора.
2. Любые условные названия должны быть раскрыты. Если стороны договорились использовать какие-либо условные обозначения, они обязательно должны быть расшифрованы.
3. Вопрос, который часто поднимается, когда речь заходит о клининге и который для многих имеет большое значение, это гражданство сотрудников, которые будут работать на объекте. Если это принципиальный момент, он должен быть зафиксирован в договоре.
4. Спецодежда. В чем сотрудники клининговой компании будут работать? Этот момент также важно обозначить еще на стадии переговоров. Если заказчик хочет иметь нестандартную форму одежды вместо принятой клининговой компанией, важно определить, кто будет нести финансовые издержки.
5. Важно ли, каким количеством сотрудников будет выполнять клининговая компания взятые на себя обязательства?

Изложенный перечень, конечно, не является исчерпывающим, и законом провозглашается свобода договора, что дает право отразить в нем малейшие нюансы. Также хотелось бы обратить внимание, что здесь не рассмотрены общие положения, касающиеся всех видов договоров.