Автор: Дмитрий СМИРНОВ,
руководитель проектов «Абсолют-Софт».
Журнал Cleaning №5, 2009 год

В одном из предыдущих номеров журнала мы рассказывали о новом программном продукте для клининговых компаний, позволяющем автоматизировать работу по уборке и сделать прозрачными все процессы. Сейчас подходит к концу внедрение программы в шести компаниях, и уже можно подвести некоторые итоги, поскольку она построена таким образом, что может использоваться отдельными блоками в различных подразделениях.

Работа по внедрению начинается с постановки задачи, которая необходима для анализа бизнес-процессов (БП). Эти услуги мы предлагаем нашим клиентам, поскольку обычно в клининговых компаниях нет специалистов такого профиля. Поэтому мы помогаем определить, какие именно БП есть в данной компании и таким образом выявить узкие места, а затем объясняем, как привязанные к программе конкретные БП помогут улучшить ситуацию в целом. Подтвердилось, что БП по ежедневной уборке прописаны в программе настолько универсально, что требуются только минимальные настройки, чтобы подогнать ее под особенности любой клининговой компании. Наша программа создана по принципу конструктора, и приспособление к любой специфике достигается настройкой в режиме пользователя.

Мобильные бригады

Как мы и предполагали, наиболее уязвимым звеном оказался контроль за работой мобильных бригад. Хотя, как мы уже сказали, окончательно программа еще не внедрена, но по этому показателю достигнута полная прозрачность всех процессов. Построена диаграмма планирования рабочего времени мобильной бригады, из которой хорошо видно, кто, когда и на каком объекте работает. Другая диаграмма показывает, какое оборудование, химия и расходные материалы запланированы для использования на этом объекта. Больше не приходится полагаться только на добросовестность и порядочность менеджера объекта. Как и следовало ожидать, такой скрупулезный учет вызвал некоторое недовольство на уровне среднего звена. Справедливости ради отметим, что такая реакция характерна для всех компаний всех размеров во всем мире, когда от работы «на глазок», позволяющей менеджерам достаточно небрежно относиться к расходованию средств, приходится переходить к жесткому учету и контролю и полностью перекрыты все возможные лазейки по незаконной переброске сотрудников с одного объекта на другой, по завышению уровня использования химии и расходных материалов, а значит по возможности их хищений. Но в процессе внедрения противники сами поняли, насколько упростился их труд. Кроме того, ни для кого не секрет, что в клининговых компаниях довольно высокая текучесть кадров. Простота пользования программой позволяет практически моментально ввести нового работника в суть его обязанностей: вся предыдущая и текущая информация сразу находится в его распоряжении.

Возможности изменения договоров

Исполнение любого контракта растянуто во времени, и в процессе его исполнения могут возникнуть некоторые изменения. Сейчас в стране кризис, и по ранее заключенным договорам заказчики иногда просят уменьшить объем ранее согласованных работ. В этом случае, если менеджер отдела продаж изменил условия договора, то производственный отдел (или какой-либо другой, в зависимости от внутренней организации компании) сразу увидит, что объем работ и соответствующие ему затраты уменьшаются и возникает риск возникновения перерасхода. Поскольку при внедрении нашей программы информация о подобных изменениях поступает практически в режиме on-line, соответствующие перерасчеты делаются незамедлительно, а не спустя значительный промежуток времени, за который прибыльность объекта рискует сойти на нет. Помимо этого, в программу заложена система многоуровневого контроля, исключающего человеческий фактор. Это значит, что если кто-либо случайно или умышленно ввел недостоверные данные по договору, то программа сразу на это отреагирует.

Планирование расходов по объекту

Наши заказчики дали высокую оценку функционалу с различным типом планирования. Что это такое? Для пущей наглядности поясним на конкретном примере. Часто случается, что ежемесячная закупка необходимых расходных материалов и химии затруднена. В этом случае приходится приобретать все необходимое на более продолжительные сроки, но при растянутом по времени учете расходования средств резко возрастает возможность ошибок. Внедрение программы уже позволило упорядочить процессы переноса средств на другие периоды и контролировать их на протяжении всего срока действия договора.

Еще несколько хитростей

Внедрение модуля заявки на основные средства позволило упростить процесс принятия решений по их покупке или переброске с объекта на объект.

Как правило, клининговые компании не ограничиваются только услугами по уборке, а предлагают своим клиентам работы по ландшафтному дизайну и благоустройству территории, охватывают сферу ЖКХ. Наша программа позволяет легко и быстро подстроиться под все возможные виды услуг.

Оказалось, что некоторые наши заказчики в процессе внедрения пришли к выводу о необходимости полной инвентаризации складских запасов на объекте, что и осуществляется также с помощью программы.

Развитие клининга в нашей стране идет, как и все, своим путем. Многие изначально чисто клининговые компании создают подразделения по продажам, а компании-поставщики, наоборот, образуют клининговые отделы. Все это приводит к необходимости вести отдельный учет продаж внутри компаний. Нами разработан специальный блок, позволяющий проводить эти операции простым нажатием одной кнопки.

Обучение

В процессе внедрения программы проводится и обучение: определенное количество часов занятий включено в стоимость пакета услуг. Но для небольших и/или очень удаленных компаний мы создали специальный обучающий диск, с помощью которого клиент сможет самостоятельно установить систему. Это методический модуль, представляющий собой инструкцию, открывая которую пользователь пошагово выполняет операции по вводу данных. Мы делаем все возможное, чтобы все желающие могли пользоваться нашим программным продуктом.

Ближайшие планы

Ближайшая задача, решением которой мы заняты, – создание автоматизированного рабочего места (АРМ), благодаря которому конкретный работник будет видеть свои и только свои функции. АРМ предполагает, что у сотрудника будут прописаны пошаговые действия только по его операциям. Не секрет, что менеджерами объектов часто становятся инициативные и добросовестные бывшие уборщики, не имеющие специального комплекса знаний. АРМ настолько просто в использовании, что не требует особенной компьютерной подготовки и при этом на порядок повышает производительность труда.

Еще одним шагом к совершенствованию управления клининговой компанией будет создание удаленных методов учета и управления работами на объекте на базе обычных мобильных телефонов. Такая технология уже применяется клининговыми компаниями в Европе. У нас она активно используется в розничной торговле. Мобильная информатизация необходима для оперативного контроля за состоянием дел на объекте, для передачи заявок и смет, для ежедневного и точного учета рабочего времени сотрудников на объектах, для получения претензий и рекламаций и оперативного реагирования на них. При внедрении мобильной информатизации менеджеру уже не придется метаться между объектом и центральным офисом с ворохом бумаг, заявок, ведомостей...

Заключение

Подробно о самой программе мы рассказали в журнале «Клининг» №2 за 2009 год. Сегодня мы остановились на некоторых аспектах конкретных внедрений. Наш рассказ на этом не заканчивается. С каждым новым реализованным проектом неизбежно будут возникать интересные подробности, которыми мы с удовольствием с вами поделимся.